Compliance

Firma Bürkert zobowiązuje się do przestrzegania praw człowieka i jest to częścią naszego korporacyjnego zobowiązania do dochowania należytej staranności¹. Rozumiemy przez to również zobowiązania związane z ochroną środowiska naturalnego. To korporacyjne zobowiązanie dochowania należytej staranności jest zawarte w naszym Code of Conduct, w którym określone są nasze oczekiwania wobec pracowników i całej naszej sieci dostawców.

_{¹ Niemiecka „Ustawa o zachowaniu należytej staranności w łańcuchu dostaw” będzie obowiązywać dla Grupy Bürkert dopiero od 2024 roku.}

Firma Bürkert opracowała następujące zasady zachowania należytej staranności w zakresie praw człowieka i ochrony środowiska. Kwestie te muszą być traktowane priorytetowo i podlegają wielokrotnej ocenie w ramach analizy ryzyka, która jest powtarzana co najmniej raz w roku: 

1. Dyskryminacja w zatrudnieniu
2. Zanieczyszczenie środowiska związane z produkcją
3. Zapewnienie bezpieczeństwa i ochrona zdrowia w pracy

Są to obszary ryzyka, które przy wzięciu pod uwagę naszego pola działalności gospodarczej/przedsiębiorczej mogą ze stosunkowo wysokim prawdopodobieństwem wywierać znaczący wpływ.

Prewencyjnie uwzględniamy zróżnicowaną dynamikę ryzyka w zakresie możliwych naruszeń obowiązków należytej staranności w naszym środowisku korporacyjnym. Stosujemy podejście oparte na przeciwdziałaniu ryzyku w naszym własnym obszarze działalności biznesowej oraz w naszej sieci dostawców.

W tym celu w multidyscyplinarnym zespole przeanalizowaliśmy naszą działalność biznesową i nasze relacje biznesowe, aby określić potencjalne obszary ryzyka i faktyczne naruszenia naszego obowiązku zachowania należytej staranności w zakresie praw człowieka oraz ochrony środowiska naturalnego. Do tego celu wykorzystujemy uznane na arenie międzynarodowej wskaźniki dotyczące zagrożeń danego kraju (np. Wskaźnik praw człowieka – Human Rights Index), certyfikaty (np. ISO 14001), deklaracje (Code of Conduct), a w stosownych przypadkach bierzemy pod uwagę branżę dostawcy, znaczenie dla naszych usług lub też działalność obszaru biznesowego i wyniki sprzedaży. 

W zależności od wyniku oceny stosujemy odpowiednie dalsze kroki testowe dla oceny ryzyka lub środków zaradczych.  

Firma Bürkert zamierza nawiązywać relacje biznesowe i kontynuować je wyłącznie z takimi dostawcami, którzy spełniają nasze wymagania określone w Code of Conduct. W wyniku ogólnej oceny ryzyka może to wymagać obowiązkowego podpisania zobowiązania lub prowadzić do dogłębnego procesu kontroli wewnętrznej.

Dostawcy bezpośredni, czyli ci, których dostawy są niezbędne do wytwarzania produktów firmy Bürkert lub do świadczenia czy korzystania z danej usługi przez firmę Bürkert, są zobowiązani do przestrzegania praw człowieka i zachowania należytej staranności w zakresie ochrony środowiska naturalnego.

Firma Bürkert monitoruje przestrzeganie praw człowieka i spełnienie obowiązków należytej staranności w zakresie ochrony środowiska przez jej bezpośrednich dostawców oraz w międzynarodowej sieci produkcyjnej w aspekcie indywidualnej sytuacji lub na podstawie oceny ryzyka i będzie także  włączać to monitorowanie do ogólnego systemu zarządzania zgodnością (compliance) w przyszłości. Ponadto przeprowadzamy kontrole systemowe w ramach naszej kontroli eksportu.

Aktualnie koncentrujemy się przy tym na odpowiedniej, zależnej od ryzyka kontroli bezpośrednich dostawców zasobów. Następnie przeprowadzana jest teoretyczna hierarchizacja wszystkich dostawców, aby następnie, uwzględniając dostępne zasoby i potencjał ryzyka, poddać bezpośrednich dostawców szerszej ocenie czy też uruchomić środki zaradcze.

W celu profesjonalnego wspierania działań zgodnych z przepisami prawnymi i zasadami obwiązującymi we wszystkich lokalizacjach na świecie, konieczne jest utworzenie lub wzmocnienie struktury zarządzania kontrolowanej na poziomie grupy, z obszarami zarządzania ryzykiem (governance) oraz zarządzania zgodnością (compliance), a także zarządzania ryzykiem procesowym (Process Risk Management). Wdrożenie odbywa się w ramach swobód prawnych za pośrednictwem kierownictwa właściwych spółek krajowych, w sposób zależny od ryzyka i zorientowany na efektywność.

Wynikające z powyżej przedstawionej oceny ryzyka konkretne środki zapobiegawcze obejmują kontrole i przeglądy wewnętrzne, rozmowy z dostawcami, dodatkowe wyjaśnienia oraz w razie potrzeby kontrole i audyty przeprowadzane na miejscu, aż po korekty umów lub zakończenie relacji biznesowych.

W przypadku naruszeń w sieci dostaw, o których powiadomimy, konieczne jest podjęcie działań w celu ich wyeliminowania, natomiast jeśli nie będzie to w odpowiednim zakresie możliwe, relacje biznesowe zostaną zakończone. Koncentrujemy się jednak na instruowaniu partnerów biznesowych, aby spełniali wymagania Code of Conduct, a co najmniej spełniali obowiązki w zakresie poszanowania praw człowieka i ochrony środowiska naturalnego.

Jeśli wdrożenie postanowień umów międzynarodowych w naszym własnym obszarze działalności biznesowej lub w sieci dostaw jest ograniczone przez prawo krajowe, opracowujemy innowacyjne podejście do przestrzegania zasad, opartych o uznane międzynarodowo normy.

Fundamentem naszej działalności biznesowej są odpowiednie środki zapobiegawcze.

Skuteczność działań zapobiegawczych jest kontrolowana raz w roku oraz doraźnie, jeżeli oczekiwana jest istotna zmiana lub znaczne zwiększenie ryzyka we własnym obszarze działalności lub u bezpośredniego dostawcy, np. w związku z wprowadzeniem nowych produktów, projektów lub nowego obszaru działalności biznesowej. W razie potrzeby środki zaradcze są niezwłocznie aktualizowane, przy czym uwzględniane są wnioski z rozpatrzenia zgłoszeń.

Firma Bürkert zachęca pracowników, aby nie tolerowali żadnego niewłaściwego postępowania. Stworzyliśmy w tym celu różne kanały do zgłaszania wszelkich niewłaściwych zachowań. Jeśli nie można tego zrobić poprzez bezpośrednią rozmowę z przełożonym/dyrektorem, istnieje inna wewnętrzna możliwość zgłoszenia w dziale Compliance (u prawnika firmy) oraz, w razie potrzeby, za pośrednictwem wskazanej kancelarii prawnej (rzecznika).
Ponadto każda osoba, której sprawa dotyczy, może zgłosić naruszenie do Human Rights Office (Biura praw człowieka) lub Group Compliance Office (Biura ds. zachowania zgodności z przepisami w grupie) – tutaj.

Ponadto na całym świecie zostanie utworzony wielojęzyczny system zgłaszania nieprawidłowości, który będzie dostępny dla wszystkich pracowników firmy Bürkert, a także interesariuszy zewnętrznych (np. dotkniętych tymi kwestiami osób).

Ponadto dzięki temu skargi lub zgłoszenia naruszeń praw człowieka mogą być zgłaszane i przetwarzane zgodnie z prawem.

W przypadku zgłoszenia istotnego naruszenia lub podejrzenia wystąpienia naruszenia, potwierdzany jest odbiór zgłoszenia, a po dokonaniu wewnętrznej oceny potencjalnego stopnia zarzutu lub skargi, kolejnym krokiem jest wykonywane w sposób poufny, systematyczny i odpowiedni rozpatrzenie zarzutu. Obie strony są przy tym odpowiednio chronione i, jeśli ma to zastosowanie, przestrzegane są obowiązujące prawa dotyczące udziału innych interesariuszy.

Osoby, którym firma powierzyła przeprowadzenie postępowania działają bezstronnie, a w szczególności są niezależne i nie podlegają żadnym poleceniom. Osoby te są zobowiązane do zachowania tajemnicy.

Raportowanie dotyczące wypełniania naszych obowiązków w zakresie poszanowania praw człowieka i zagrożeń dot. środowiska naturalnego odbywa się wewnętrznie – bezpośrednio do naszego najwyższego gremium zarządzającego oraz do organów zgodnych z wymogami prawnymi:

• czy firma wykryła zagrożenia związane z prawami człowieka i ochroną środowiska, a jeśli tak, to jakie;
• jakie działania firma podjęła w zakresie wdrożenia środków zaradczych, aby wypełniać swój obowiązek zachowania należytej staranności w zakresie przestrzegania praw człowieka i unikania zagrożeń dla środowiska naturalnego,
• jakie środki zaradcze podjęła firma w odpowiedzi na skargi,
• jak firma ocenia wpływ i skuteczność środków zaradczych oraz
• jakie wnioski wyciąga z oceny w kwestii przyszłych środków zaradczych.

Firma Bürkert zakłada multidyscyplinarne Human Rights Office. Z Human Rights Office można skontaktować się bezpośrednio pod następującym adresem e-mail: Human.Rights@Burkert.com.

Odpowiedzialność za wdrożenie i przestrzeganie niniejszej deklaracji ponosi na poziomie grupy zarząd pod kierownictwem dyrektora generalnego, natomiast na poziomie poszczególnych spółek – odpowiednie kierownictwa.